Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter — regional betrachtet

Wer im Mittelstand der Region Neckar-Alb steht und die DSGVO-Pflicht zum Datenschutzbeauftragten erfüllen muss, hat zwei grundsätzliche Optionen: einen externen DSB beauftragen oder einen internen DSB benennen. Auf den ersten Blick sieht intern oft günstiger aus — schließlich gibt es das benannte Personal ja bereits im Haus. In der Praxis dreht sich diese Rechnung fast immer um, sobald man die echten Kosten und Risiken bilanziert.

Dieser Artikel ist eine pragmatische Entscheidungshilfe für KMU-Geschäftsführer in Tübingen, Reutlingen, Albstadt und allen anderen Städten unserer Region.

Die zwei Modelle im Überblick

Interner Datenschutzbeauftragter

Ein interner DSB ist ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens, der die Rolle zusätzlich oder ausschließlich übernimmt. Anforderungen:

Fachkunde: nachweisbare DSGVO-Expertise. Typischerweise erworben über IHK-Lehrgang (DSB-Grundlehrgang ca. 4–5 Tage, plus jährliche Updates). Kosten: 2.000–4.000 € initial, 800–1.500 € pro Jahr für Fortbildung.
Zuverlässigkeit: keine Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben (z.B. IT-Leiter darf nicht DSB sein, weil er sich selbst kontrollieren müsste).
Sonderkündigungsschutz: ein interner DSB kann nicht aus DSB-Gründen gekündigt werden — und der Schutz wirkt auch nach Ende der DSB-Tätigkeit ein Jahr lang nach.
Direkter Berichtsweg an die Geschäftsführung.
Zeitliche Verfügbarkeit: realistisch braucht ein internes DSB-Mandat 4–10 Stunden pro Woche, je nach Betriebsgröße.

Externer Datenschutzbeauftragter

Ein externer DSB ist ein selbstständiger Dienstleister, der die DSB-Rolle für Ihr Unternehmen wahrnimmt. Anforderungen:

Fachkunde: bringt der Dienstleister mit, oft mit Zertifikaten (TÜV, BvD, dsb-GROUP).
Zuverlässigkeit: keine Interessenkonflikte, da nicht angestellt.
Vertraglich abgesichert: in der Regel 12-Monats-Vertrag mit klarer Leistungsbeschreibung.
Vor-Ort-Präsenz: bei regionalen Anbietern wie Kowoll Protects in Tübingen ist Vor-Ort-Service inklusive.
Kein Sonderkündigungsschutz: Sie können den Vertrag im Rahmen der vereinbarten Kündigungsfrist beenden.

Kosten-Vergleich für ein typisches regionales KMU

Nehmen wir einen Reutlinger Maschinenbauer mit 50 Mitarbeitern als Beispiel. Realistische Aufwand-Schätzung pro Jahr:

Interner DSB (eigener Mitarbeiter, Teilzeit-Rolle):

Position	Pro Jahr
Personalkosten (40 % einer Vollzeitstelle, ca. 30k Brutto-Anteil + Sozialabgaben + AG-Aufschlag)	ca. 38.000 €
Initiale DSB-Ausbildung (einmalig, hier auf 5 Jahre amortisiert)	600 €
Jährliche Fortbildung	1.200 €
Software-Lizenzen (DSMS-Tool, Vorlagenbibliothek)	800 €
Vertretung im Urlaub / bei Krankheit (Hilfe von außen)	1.500 €
Summe pro Jahr	ca. 42.100 €

Externer DSB (Kowoll Protects, Festpreis):

Position	Pro Jahr
Monatlicher Festpreis (50 Mitarbeiter, Maschinenbau, Hybrid-Termine vor Ort)	350 € × 12 = 4.200 €
Vor-Ort-Anfahrt in der Region	inkludiert
Mitarbeiter-Schulung	inkludiert
Notfall-Hotline	inkludiert
Vertretung im Urlaub	nicht nötig (externer Dienst)
Summe pro Jahr	4.200 €

Unterschied: rund 38.000 € pro Jahr Kostenvorteil für die externe Variante. Beim 50-Mann-Betrieb. Bei größeren Betrieben (100+ Mitarbeiter) wird die interne Variante prozentual günstiger, kommt aber selten unter 60–80 % der externen heran — auch nicht bei 250+ Mitarbeitern.

Wann macht ein interner DSB Sinn?

Trotz der Kosten-Logik gibt es Konstellationen, in denen ein interner DSB die richtige Wahl ist:

Sehr große Unternehmen (500+ Mitarbeiter): hier ist der Datenschutz-Aufwand so umfangreich, dass eine eigene Stelle (oder ein eigenes Team) wirtschaftlich darstellbar wird.
Strikt regulierte Branchen mit besonderem Schutzbedarf: bestimmte Bereiche der Finanz- und Versicherungswirtschaft, Forschungseinrichtungen mit Echtdaten, Gesundheitskonzerne.
Internationale Konzerne mit komplexen Datenströmen: hier braucht es oft eine eigene Datenschutz-Abteilung mit Spezialisten für verschiedene Rechtssysteme.
Vorhandenes Fach-Personal: wenn schon eine Mitarbeiter:in mit IT-Sicherheit, Compliance oder Risikomanagement-Profil im Haus ist und Datenschutz dazupasst, kann ein interner DSB sinnvoll sein.

Im typischen Mittelstand der Region Neckar-Alb — Familienbetriebe mit 20 bis 200 Mitarbeitern — trifft keine dieser Bedingungen zu. Die wirtschaftliche und fachliche Empfehlung ist eindeutig: externer DSB.

Die Vorteile eines regionalen externen DSB

Innerhalb der Gruppe der externen DSBs gibt es noch eine weitere Unterscheidung: bundesweit operierende Online-Plattformen vs. regionale Anbieter mit Vor-Ort-Service. Beide haben ihre Berechtigung, aber bei den meisten regionalen KMU sind die regionalen Anbieter im Vorteil:

Audit-Qualität

Ein DSGVO-Audit lebt von der direkten Beobachtung. Wer in der Werkshalle steht, sieht den ungelocketen Bildschirm der Sachbearbeiterin, sieht das WLAN-Schild im Pausenraum, hört die Bemerkung des Lagerleiters über die Foto-App für Lieferanten. Per Videocall sieht man nichts davon. Regionale Anbieter machen Audit vor Ort, Online-Dienste meist nicht.

Branchen-Kenntnis

Regionale DSBs sehen die typischen Branchen der Region — Maschinenbau, Handwerk, Praxen — in konzentrierter Form. Ein Kowoll Protects Audit-Bericht für einen Reutlinger Werkzeugbauer profitiert davon, dass wir die letzten 30 Werkzeugbau-Audits in der Region kennen. Ein Online-DSB aus Berlin hat diese branchenspezifische Erfahrung in der Regel nicht.

Verfügbarkeit im Akutfall

Wenn eine Datenpanne passiert oder ein Vendor-Audit eines Großkunden ansteht, brauchen Sie eine Person, die innerhalb von 24 Stunden vor Ort sein kann. Ein regionaler Anbieter aus Tübingen schafft das für Reutlingen, Albstadt und alle anderen Städte der Region. Ein bundesweiter Online-Dienst schafft das in der Regel nicht.

Persönliche Beziehung

Datenschutz ist auch eine Vertrauenssache. Wenn Sie wissen, wer Ihr DSB ist, wenn Sie ihn persönlich kennen, wenn er die Geschichte Ihres Unternehmens versteht — dann läuft die Zusammenarbeit anders als bei einer wechselnden Junior-Ansprechperson eines Online-Dienstes.

Eine Hybrid-Option: extern mit interner Koordination

In größeren KMU der Region (ab ca. 80–100 Mitarbeitern) hat sich ein Hybrid-Modell etabliert: ein externer DSB übernimmt die fachliche DSB-Rolle, eine interne Person (typischerweise aus der Geschäftsführung, HR oder IT) ist DSB-Koordinator für die alltägliche Schnittstelle.

Vorteil: die fachliche Tiefe und Haftungsentlastung kommt vom externen DSB, die interne Koordination sorgt für schnelle Abstimmung und kontinuierliche Verankerung des Themas im Unternehmen. Kosten: externer Festpreis plus etwa 5–10 % einer Vollzeitstelle für die interne Koordination — immer noch deutlich günstiger als ein vollständig interner DSB.

Was als Nächstes passiert

Wenn Sie überlegen, welches Modell für Ihren Betrieb passt, ist der einfachste Schritt ein kostenloser Vor-Ort-Quickcheck — eine Stunde Audit bei Ihnen vor Ort, ehrliche Einschätzung. Wir sehen uns Ihre Situation an und sagen Ihnen offen, ob ein externer DSB, ein interner DSB oder ein Hybrid-Modell für Sie passt.

Mehr zu unseren Leistungen als externer DSB für die Region, zum Ablauf eines Mandats, und zu unseren 9 Standorten zwischen Tübingen und Albstadt. Konkrete Festpreis-Berechnung für Ihren Fall: Kostenrechner auf externer-datenschutzbeauftragter-kosten.de.

Für die regionale Aufsichtsperspektive lesen Sie auch unseren Artikel Aufsichtsbehörde Baden-Württemberg. Und wer wissen will, wie ein Vor-Ort-Audit konkret abläuft, findet die Details unter DSGVO Vor-Ort-Audit.