Wenn Sie den Dienstleister wechseln, wandern Ihre Kundendaten mit - und bleiben trotzdem beim Alten liegen

Ein Steuerberater aus der Region hat mir vor Kurzem seinen Frust geschildert. Er hatte seine Kanzleisoftware gewechselt, neuer Anbieter, modernere Oberfläche, alles gut. Ein halbes Jahr später kam eine Rechnung vom alten Anbieter: Gebühr für die weitere Datenhaltung. Seine Mandantendaten lagen also immer noch auf einem Server, den er längst verlassen hatte. Er dachte, mit der Kündigung sei das erledigt. War es nicht.

Das ist kein Einzelfall. Fast jeder Wechsel eines Dienstleisters ist gleichzeitig ein Umzug von personenbezogenen Daten - und beim Umzug geht erfahrungsgemäß am meisten schief. Ob Sie die Lohnabrechnung zu einem neuen Büro geben, das CRM tauschen, den Newsletter-Versand umziehen oder den IT-Support wechseln: In fast allen diesen Fällen verarbeitet jemand für Sie die Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten. Und Sie als Auftraggeber bleiben verantwortlich - für den Weg der Daten zum Neuen und für das, was beim Alten übrig bleibt.

Zwei Baustellen, die gern übersehen werden

Die erste Baustelle ist der Transfer. Viele lassen sich die Daten einfach per E-Mail oder auf einem USB-Stick geben, Hauptsache, sie sind schnell drüben. Genau da entstehen die Lücken: unverschlüsselte Anhänge, ein Stick, der in der Schublade verschwindet, ein Download-Link, der noch wochenlang offen im Postfach liegt. Der Datensatz ist dann gleich mehrfach unterwegs, und niemand weiß mehr, welche Kopie die aktuelle ist.

Die zweite Baustelle ist die, die der Steuerberater erlebt hat: Was passiert beim alten Dienstleister? Solange Sie das nicht aktiv klären, passiert oft gar nichts. Die Daten bleiben liegen, manchmal aus Bequemlichkeit, manchmal weil der Anbieter sie routinemäßig für eine Weile aufbewahrt. Aus Ihrer Verantwortung sind sie damit aber nicht verschwunden. Wenn dort etwas passiert - ein Hackerangriff, ein Datenleck -, betrifft das immer noch Ihre Kunden.

Was ich Geschäftsführern konkret rate

Behandeln Sie den Wechsel wie einen Umzug mit Übergabeprotokoll. Ein paar Dinge, die sich in der Praxis bewähren:

Klären Sie vor der Kündigung, wie Sie Ihre Daten herausbekommen. Fragen Sie den alten Anbieter schriftlich nach einem vollständigen Export in einem gängigen Format. Das ist Ihr Recht, und es ist der Moment, in dem Sie die meiste Verhandlungsmacht haben - danach sind Sie Kunde von gestern.

Übertragen Sie die Daten verschlüsselt. Kein USB-Stick, der herumliegt, keine unverschlüsselte Massen-E-Mail. Ein geschützter Übertragungsweg mit Passwort über einen zweiten Kanal reicht für die meisten kleineren Betriebe schon aus.

Verlangen Sie eine Löschbestätigung. Das ist der Punkt, den fast alle vergessen. Fordern Sie vom alten Dienstleister schriftlich, dass er nach dem erfolgreichen Umzug alle Ihre Daten löscht - und dass er Ihnen das bestätigt. Denken Sie dabei auch an die Sicherungskopien, die Backups. Die werden gern übersehen und liegen manchmal am längsten.

Denken Sie an gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Manche Unterlagen, etwa Rechnungen, müssen aufbewahrt werden. Das heißt aber nicht, dass der alte Dienstleister sie halten muss - das übernehmen in der Regel Sie selbst oder der neue Anbieter. Klären Sie, wer welche Frist abdeckt, damit am Ende nichts doppelt oder gar nicht aufbewahrt wird.

Halten Sie den Vertrag mit dem Neuen sauber. Bevor die ersten echten Daten fließen, gehört die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung unterschrieben. Das ist keine Bürokratie um ihrer selbst willen - es ist Ihr Nachweis, dass Sie den Neuen sorgfältig ausgewählt und verpflichtet haben.

Was es kostet, das zu ignorieren

Der sichtbarste Ärger ist der aus dem Beispiel: Sie zahlen doppelt, beim Alten und beim Neuen, für Daten, die Sie längst nicht mehr dort haben wollten. Der teurere Ärger kommt später. Wenn ein Kunde von Ihnen wissen will, wo seine Daten liegen, und Sie ehrlich antworten müssten: auch noch bei einem Anbieter, den ich vor einem Jahr verlassen habe. Oder wenn genau bei diesem Altanbieter ein Leck auftritt und Ihre Kundendaten dabei sind. Dann sind es Ihre Kunden, die Post bekommen, und Ihr Name, der damit verbunden wird. Vertrauen, das über Jahre gewachsen ist, verspielt man mit so einer Nachlässigkeit schnell.

Ein sauberer Wechsel ist kein Großprojekt. Es sind ein paar E-Mails, eine Löschbestätigung und der verschlüsselte Transfer. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zu dem, was Sie sich damit ersparen.

Wenn bei Ihnen gerade ein Wechsel ansteht oder einer hinter Ihnen liegt, bei dem Sie nie eine Löschbestätigung gesehen haben: In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns das gemeinsam an und Sie wissen danach, wo Sie stehen.