Blog · 20. Oktober 2026
Jahresende ist Löschtermin: Was ab dem 1. Januar weg darf – und weg muss
Im Keller stapeln sich Ordner aus 2018, auf dem Server liegen Bewerbungen von vor drei Jahren, und im CRM stehen Kunden, die seit Ewigkeiten nichts mehr gekauft haben. Zum Jahreswechsel laufen fast alle Aufbewahrungsfristen ab – und seit der Verkürzung für Buchungsbelege wird dieses Mal mehr frei als viele denken.
Jedes Jahr im Dezember dasselbe Bild: Im Keller stapeln sich Ordner, auf dem Fileserver liegen Bewerbungen aus vergangenen Jahren, und im CRM stehen Kunden, mit denen seit Langem niemand mehr gesprochen hat. Aufgeräumt wird selten. Dabei ist der Jahreswechsel der natürliche Löschtermin, denn fast alle Aufbewahrungsfristen enden am 31. Dezember.
Warum gerade der 31. Dezember
Steuer- und Handelsrecht (§ 147 AO, § 257 HGB) lassen die Fristen nicht ab dem Datum des einzelnen Belegs laufen, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2018 und eine vom Dezember 2018 haben deshalb dasselbe Fristende. Für Sie heißt das: Einmal im Jahr, Anfang Januar, wird ein ganzer Jahrgang frei.
Und hier kommt der Datenschutz ins Spiel. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, dürfen Sie die Daten behalten. Fällt die Pflicht weg und gibt es keinen anderen Zweck mehr, müssen personenbezogene Daten gelöscht werden (Art. 17 DSGVO). Aus „darf weg“ wird dann „muss weg“.
Was sich bei den Buchungsbelegen geändert hat
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Gemeint sind Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Quittungen und ähnliche Unterlagen, auf denen eine Buchung beruht.
Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleibt es bei zehn Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen bleiben bei sechs Jahren.
Eine Ausnahme betrifft Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute. Für sie sollte die Verkürzung erst ein Jahr später greifen; mit dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (verkündet Ende Dezember 2025) wurde sie für diese Unternehmen wieder zurückgenommen. Dort bleibt es bei zehn Jahren. Für den Handwerksbetrieb, die Arztpraxis oder die Kanzlei gelten die acht Jahre.
Was ab dem 1. Januar 2027 weg darf
Buchungsbelege, die 2018 oder früher entstanden sind.
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, deren letzte Eintragung oder Aufstellung 2016 oder früher liegt. Maßgeblich ist das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr: Der Jahresabschluss 2016, der 2017 aufgestellt wurde, bleibt noch ein Jahr im Schrank.
Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen aus 2020 oder früher. Das gilt in der Regel auch für Lohnkonten mit letzter Eintragung 2020.
Ein Vorbehalt gilt immer: Solange die steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft, etwa wegen einer Betriebsprüfung, eines Einspruchs oder vorläufiger Bescheide, endet auch die Aufbewahrung nicht. Stimmen Sie die Liste deshalb kurz mit Ihrem Steuerberater ab, bevor der Schredder läuft.
Bewerber, Ex-Mitarbeiter, Altkunden
Bewerbungen abgelehnter Kandidaten: Hier gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Üblich und von Aufsichtsbehörden akzeptiert sind rund sechs Monate nach der Absage, damit Sie sich gegen mögliche Ansprüche nach dem AGG verteidigen können. Danach löschen, auch aus dem E-Mail-Postfach und dem Download-Ordner. Wer länger aufbewahren will, etwa für einen Talentpool, braucht eine Einwilligung.
Personalakten ausgeschiedener Mitarbeiter: Nicht alles darf sofort weg, aber auch nicht alles darf bleiben. Lohnunterlagen unterliegen den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen. Für vieles andere, etwa Abmahnungen, Gesprächsnotizen oder Weiterbildungsnachweise, orientieren sich viele Betriebe an der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren. Nach meiner Erfahrung liegt in den Personalakten das größte Datenlager ohne Rechtsgrund.
Alte Kundendaten: Die Rechnung an einen Kunden aus 2018 darf jetzt weg. Der Kontakt im CRM, im Newsletter-Verteiler oder auf dem Diensthandy bleibt aber oft für immer. Wer seit Jahren keine Geschäftsbeziehung mehr hat und nicht eingewilligt hat, gehört dort nicht mehr hin.
Ihr Lösch-Nachmittag in vier Schritten
Erstens: Termin festlegen. Ein Nachmittag Anfang Januar, die Verantwortlichen für Buchhaltung, Personal und Vertrieb am Tisch.
Zweitens: Jahrgänge markieren. Papierordner und digitale Ablagen (DMS, Fileserver, E-Mail-Archiv) nach den genannten Jahrgängen durchgehen. Was noch für eine Prüfung oder einen Rechtsstreit gebraucht wird, separat kennzeichnen.
Drittens: Sicher vernichten. Papier mit personenbezogenen Daten über einen zertifizierten Entsorger oder einen Schredder ab Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399. Digitale Daten wirklich löschen, nicht nur in den Papierkorb schieben. Backups werden in der Praxis im regulären Rotationszyklus überschrieben; das sollte dokumentiert sein.
Viertens: Löschprotokoll schreiben. Was (Kategorie und Jahrgang, keine Namen), wann, durch wen, auf welcher Grundlage und mit welcher Methode. Damit zeigen Sie, dass Ihr Löschkonzept gelebt wird und nicht nur im Ordner steht.
Fazit
Der Jahreswechsel ist die beste Gelegenheit, Altlasten loszuwerden. Die verkürzte Frist für Buchungsbelege macht den Stapel kleiner, und jede gelöschte Datei ist eine, die bei einem Hackerangriff nicht mehr abfließen kann. Das ist kein Bürokratie-Akt, sondern Risikoabbau mit dem Schredder. Wenn Sie wissen wollen, welche Jahrgänge und Datenbestände in Ihrem Betrieb konkret betroffen sind: Das Erstgespräch bei mir ist kostenlos und unverbindlich.
Stand: Oktober 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.