Blog · 26. Juli 2026
Der Bewerber ist längst weg, seine Daten liegen noch bei Ihnen
Fast jeder KMU-Betrieb hat ihn: den Ordner mit alten Bewerbungen, den keiner wegwirft. Warum das ein Risiko ist und wie Sie es in einem Nachmittag lösen, habe ich aufgeschrieben.
Vor ein paar Wochen habe ich in einem Handwerksbetrieb den Ordner mit alten Bewerbungen gesehen. Nicht digital. Ein echter Leitz-Ordner, prall gefüllt. Ganz oben Bewerbungen aus dem letzten Sommer, ganz unten Lebensläufe von 2019. Die Stelle war längst besetzt, die Leute hatten sich anderswo eingerichtet. Und trotzdem lagen ihre Zeugnisse, Fotos, Adressen und teils sehr private Anschreiben immer noch im Büro. Der Chef sagte mir: "Wegwerfen wollte ich das nie, man weiß ja nie."
Genau dieses "man weiß ja nie" ist das Problem.
Warum Bewerberdaten überhaupt ein Thema sind
Eine Bewerbung ist ein Berg persönlicher Daten. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Foto, Lebenslauf mit lückenloser Vergangenheit, oft auch Angaben zu Familie oder Gesundheit. Das sind keine harmlosen Kontaktdaten, das ist ein sehr genaues Bild eines Menschen. Und dieser Mensch hat Ihnen diese Daten nur für einen einzigen Zweck gegeben: damit Sie prüfen, ob er zu der ausgeschriebenen Stelle passt.
Ist dieser Zweck erledigt, weil die Stelle besetzt ist und die Absage raus ist, dann ist auch der Grund weg, die Daten weiter aufzubewahren. Sie halten dann Informationen über jemanden vor, mit dem Sie gar nichts mehr zu tun haben. Das ist der Kern: Daten dürfen nur so lange bleiben, wie es einen echten Grund dafür gibt.
Wie lange dürfen die Unterlagen bleiben?
Die kurze, ehrliche Antwort: Es gibt keine gesetzliche Frist, die auf den Tag genau sagt "nach X Wochen musst du löschen". Was sich in der Praxis eingebürgert hat, ist eine Aufbewahrung von etwa sechs Monaten nach der Absage. Der Gedanke dahinter: Ein abgelehnter Bewerber könnte sich benachteiligt fühlen und rechtlich dagegen vorgehen. Für diesen Fall wollen Sie die Unterlagen noch in der Hand haben, um sich zu erklären. Diese Frist orientiert sich an den Klagefristen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.
Nach diesen rund sechs Monaten fällt der Grund weg. Dann sollten die Unterlagen verschwinden. Nicht "irgendwann", sondern als fester Vorgang.
Es gibt zwei saubere Ausnahmen. Erstens, wenn der Bewerber Ihnen ausdrücklich erlaubt, seine Unterlagen für spätere Stellen im Talentpool zu behalten. Dann brauchen Sie eine klare Einwilligung und sagen auch, wie lange. Zweitens, wenn Sie den Bewerber tatsächlich einstellen. Dann wandern die relevanten Unterlagen in die Personalakte und folgen anderen Regeln.
Das eine einfache Vorgehen
Machen Sie aus dem Thema keine Doktorarbeit. Ich empfehle KMU immer denselben schlichten Ablauf.
Schreiben Sie an einer Stelle auf, wo überall Bewerbungen landen. Das E-Mail-Postfach bewerbung@, der Papierordner, das Laufwerk, vielleicht ein Portal oder ein WhatsApp-Verlauf mit dem Chef. Sie können nur löschen, was Sie kennen.
Setzen Sie eine feste Frist. Sechs Monate nach Absage ist ein guter, verteidigbarer Wert. Tragen Sie sich einen wiederkehrenden Termin in den Kalender, zum Beispiel am Monatsanfang: "Bewerbungen älter als sechs Monate löschen."
Löschen Sie richtig. Papier gehört in den Aktenvernichter oder in eine Datentonne, nicht ins normale Altpapier. Digitale Dateien löschen Sie inklusive Papierkorb, und denken Sie an die Kopie im gesendeten Absagemail-Anhang und an Backups im Rahmen des Möglichen.
Sagen Sie es den Bewerbern vorab. Ein, zwei Sätze in der Stellenanzeige oder auf der Karriereseite reichen: welche Daten Sie erheben, wofür, und dass Sie nach Abschluss des Verfahrens wieder löschen. Das schafft Vertrauen und erfüllt Ihre Informationspflicht gleich mit.
Was es kostet, das liegen zu lassen
Der teuerste Moment kommt selten aus heiterem Himmel. Er kommt, wenn ein früherer Bewerber anruft und fragt: "Was haben Sie eigentlich noch über mich gespeichert?" Jeder hat das Recht, das zu erfahren, und Sie müssen antworten. Wenn Sie dann einen quellenden Ordner mit drei Jahre alten Unterlagen finden, sind Sie in einer schlechten Lage. Sie müssen erklären, warum das noch da ist. Und die ehrliche Antwort "man weiß ja nie" trägt vor einer Aufsichtsbehörde nicht.
Dazu kommt das ganz praktische Risiko. Je mehr alte Daten herumliegen, desto mehr kann verloren gehen, aus Versehen weitergegeben werden oder bei einem Einbruch ins Postfach abfließen. Daten, die Sie längst gelöscht hätten, können Ihnen nicht mehr wehtun. Löschen ist gelebter Datenschutz, nicht nur Bürokratie.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Frist passt oder wie Sie den Talentpool sauber aufsetzen, schauen wir da in einem kostenlosen Erstgespräch gemeinsam drauf. Meist ist es weniger Aufwand, als der volle Ordner vermuten lässt.